Microsoft hat die kostenlosen Nonprofit-Kontingente für Microsoft 365 Business Premium und Office 365 E1 eingestellt. Viele Vereine, Stiftungen und kirchliche Träger merken es, wenn die Gratis-Lizenzen zum Verlängerungstermin auslaufen — und nicht automatisch ersetzt werden. Hier die wichtigsten Fragen und Antworten.
Stand: Juli 2026 — verbindlich sind die jeweils aktuellen Microsoft-Bedingungen.
Was genau hat Microsoft geändert?
Bis Mitte 2025 erhielten anerkannte gemeinnützige Organisationen ein festes Kontingent an Microsoft-365-Business-Premium-Lizenzen als Spende — ohne laufende Lizenzkosten. Dieses Grant-Programm wurde zum Juli 2025 beendet; auch das kostenlose E1-Paket ist für fast alle Organisationen entfallen. Die Nonprofit-Programme selbst bestehen weiter, aber in veränderter Form: kostenlos bleibt nur noch Microsoft 365 Business Basic, für die übrigen Pläne gibt es Rabatte statt Vollspenden.
Ab wann betrifft uns das konkret?
Seit Juli 2025 greift die Änderung zum jeweiligen Verlängerungstermin Ihres Abonnements — bei üblichen Jahreslaufzeiten liegt dieser Termin für viele Organisationen inzwischen in der Vergangenheit. Steht Ihr Termin noch bevor, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, die Lizenzverteilung zu ordnen. Ist er bereits verstrichen, arbeiten Sie vermutlich mit Lücken oder zahlen mehr als nötig — die Zuordnung lässt sich sofort korrigieren, die Zusammensetzung spätestens zum nächsten Termin. Das Verlängerungsdatum finden Sie im Microsoft-365-Admin-Center im Bereich Abrechnung bei Ihren Produkten (englische Oberfläche: Billing → Your products). Wenn Sie selbst keinen Admin-Zugang haben, fragen Sie die Person oder Firma, die Ihre Microsoft-Konten verwaltet — das Datum ist dort in einer Minute abgelesen.
Was passiert, wenn wir nichts tun?
Der Grant verlängert sich nicht automatisch — auch nicht kostenpflichtig, und es gibt keine automatische Umstellung auf einen Bezahlplan: Ohne Ihr Zutun endet der Zugang. Stellen Sie Ihre Nutzer deshalb vor dem Termin aktiv auf Business Basic oder einen bezahlten Nonprofit-Plan um. Passiert das nicht, durchläuft das Abonnement Microsofts Ablauf-Stufen: je nach Vertragsweg zunächst eine kurze Phase mit vollem Zugriff, danach verlieren Ihre Mitarbeitenden den Zugriff auf Postfächer und Dateien, nach einer weiteren Frist löscht Microsoft die Daten. Deshalb: vor dem Termin im Admin-Center prüfen und umstellen — nicht danach.
Was bleibt für gemeinnützige Organisationen kostenlos?
Microsoft 365 Business Basic — für bis zu 300 Nutzer. Darin enthalten sind die Web- und Mobilversionen von Word, Excel und PowerPoint, E-Mail über Exchange Online, Teams, OneDrive und SharePoint. Was fehlt: die installierbaren Desktop-Programme, Intune für die Geräteverwaltung und Defender for Business für den Endpunktschutz. Für reine Verwaltungsarbeit am Browser reicht Basic oft aus — für Organisationen mit eigenen Geräten, Datenschutz-Anforderungen oder Außenstellen meist nicht.
Was kostet Microsoft 365 für Vereine jetzt?
Laut Microsoft erhalten berechtigte Organisationen bis zu 75 Prozent Rabatt auf Business Premium und weitere Pläne. Der tatsächliche Preis hängt von Region und Vertragsmodell ab — verbindlich ist die aktuelle Microsoft-Nonprofit-Preisübersicht. Die Übersicht nennt Preise pro Nutzer und Monat — multipliziert mit der Zahl Ihrer Premium-Nutzer ergibt das Ihre jährliche Größenordnung. Wichtiger als der Listenpreis ist die Frage, wie viele Premium-Lizenzen Sie wirklich brauchen: In vielen Organisationen genügt Premium für die Hauptamtlichen mit Dienstgeräten, während Ehrenamtliche mit Basic gut arbeiten.
Woher wissen wir, welche Lizenz wer braucht?
Drei Fragen pro Person genügen meist: Arbeitet sie mit einem von der Organisation verwalteten Gerät? Verarbeitet sie besonders schützenswerte Daten (Spender, Mitglieder, Klienten)? Braucht sie die Desktop-Programme? Dreimal Nein spricht für Basic, ein Ja für eine genauere Betrachtung. Genau diese Zuordnung — Rolle für Rolle statt pauschal — ist der Kern einer sauberen Microsoft-365-Lizenzberatung und ist in der Praxis oft der größere Hebel als jeder Rabatt.
Was sollten Vereine und Träger jetzt konkret tun?
- Verlängerungsdatum im Admin-Center prüfen und in den Kalender eintragen — nach unserer Projekterfahrung mindestens acht Wochen Vorlauf einplanen.
- Aktuelle Lizenzverteilung exportieren: Wer hat welche Lizenz, und wer nutzt sie tatsächlich? Lizenzen ausgeschiedener Mitarbeitender sind in unseren Projekten der häufigste stille Kostenfresser.
- Nonprofit-Status bei Microsoft verifizieren (falls nie offiziell beantragt) — ohne ihn gibt es weder Basic gratis noch Rabatte.
- Bedarf je Rolle festlegen und erst dann verlängern — nicht umgekehrt.
- Ergänzend Software-Spendenportale wie Stifter-helfen prüfen, über die gemeinnützige Organisationen weitere vergünstigte Software beziehen können.
Und wenn wir dabei Unterstützung brauchen?
Wir betreuen mehrere gemeinnützige Träger — von der kleinen Geschäftsstelle bis zum Träger mit mehreren Standorten — und kennen die Nonprofit-Programme aus der laufenden Praxis. Im kostenfreien Erstgespräch prüfen wir mit Ihnen Verlängerungstermin, vorhandene Lizenzen und sinnvolle Zuordnung — danach wissen Sie, ob Basic reicht oder wo Premium nötig ist. Was wir für Vereine, Stiftungen und kirchliche Werke tun, steht auf unserer Seite IT für gemeinnützige Organisationen. Oder direkt: 30 Minuten kostenfreies Erstgespräch — Sie schildern Ihre Situation, wir sagen ehrlich, was sich lohnt und was nicht.